5S – sortuj, sprzątaj, standaryzuj

czym jest 5s?

Koncepcja 5S tak naprawdę wywodzi się z filozofii szczupłego zarządzania – czyli Lean Management. Takie zarządzanie przedsiębiorstwem, staje się coraz częściej wybieraną opcją wśród pracodawców. Chociaż najczęściej metoda Lean Management kojarzona jest z produkcją, to jednak można taki system zarządzania wprowadzić i do innych działów, na przykład do działu logistyki, magazynu, a nawet do biura – i nie chodzi tu jedynie o biuro, które funkcjonuje przy firmie produkcyjnej.

Chodzi również o wszystkie inne biura, które prowadzą działalność administracyjną czy usługową. 5S można także wprowadzić na przykład w służbie zdrowia. Jednym słowem mówiąc, 5S sprawdzi się wszędzie.

Koncepcja 5S tak naprawdę wywodzi się z filozofii szczupłego zarządzania – czyli Lean Management.

Takie zarządzanie przedsiębiorstwem, staje się coraz częściej wybieraną opcją wśród pracodawców. Chociaż najczęściej metoda Lean Management kojarzona jest z produkcją, to jednak można taki system zarządzania wprowadzić i do innych działów, na przykład do działu logistyki, magazynu, a nawet do biura – i nie chodzi tu jedynie o biuro, które funkcjonuje przy firmie produkcyjnej. Chodzi również o wszystkie inne biura, które prowadzą działalność administracyjną czy usługową. 5S można także wprowadzić na przykład w służbie zdrowia. Jednym słowem mówiąc, 5S sprawdzi się wszędzie.

5S – na czym dokładnie polega ta metoda? Przede wszystkim należy zacząć od tego, że 5S to metoda – a w zasadzie zestaw metod oraz technik, które mają za zadanie wprowadzić i utrzymać najwyższą z możliwych organizacji każdego ze stanowisk pracy. Jako podstawowe narzędzie Lean Management, 5S odpowiedzialne jest za właściwą organizację środowiska pracy, a także za ciągłe doskonalenie kultury organizacyjnej w przedsiębiorstwie. Jest to narzędzie, które pozwala zwiększyć efektywność procesów wykorzystywanych w danej firmie i jest podstawą do wprowadzania dalszych udoskonaleń – redukcji strat, optymalizacji strumienia wartości oraz Kaizen.

Sama procedura wdrażania 5S nie jest skomplikowana, gdyż zakłada zarządzanie w pięciu krokach. Schody zaczynają się dopiero w momencie, kiedy naprawdę chce się te pięć kroków zastosować. Wówczas z pozoru proste punkty, stają się wymagające i niekiedy trudne do osiągnięcia. O jakich zatem krokach jest mowa i czego każdy z nich wymaga?

Trochę więcej o odchudzaniu przedsiębiorstwa

Kiedy prezes firmy decyduje się na zastosowanie techniki zarządzania, która będzie miała na celu poprawę efektywności , musi liczyć się z tym, że metoda 5S to ściśle określone zasady. Zasady, których nie można pomijać, gdyż właśnie one mogą doprowadzić do sukcesu. Jakie zatem są te zasady?

Przede wszystkim należy rozpocząć od dokładnej analizy działu lub stanowiska pracy, w którym chce się wprowadzić zasady 5S. Taka analiza pozwala ocenić aktualny stan danego miejsca pracy (jego organizację, działanie). Jednakże i w tym przypadku trzeba spełnić warunek, którym jest stworzenie odpowiedniej atmosfery. Atmosfery, która będzie pozbawiona od jakiegokolwiek poczucia winy. Pracownicy muszą wiedzieć, że każda zmiana, która od tego momentu będzie wprowadzana na stanowisku pracy, ma służyć lepszej organizacji. Niestety, jak to zawsze w przypadku wprowadzania zmian bywa, nie od razu wszystko jest jasne, zrozumiałe, logiczne. Nie od razu pracownicy wiedzą, że zmiana będzie z korzyścią dla nich, że zaowocuje poprawą warunków pracy. Dlatego też, na wstępie należy wszystkim pracownikom wyjaśnić, na czym polega metoda 5S oraz że to narzędzie nie jest stworzone do tego, by szukać winnych, a rozwiązywać zaistniałe problemy. Pracownikom powinno się wyjaśnić całą procedurę wprowadzania programu 5S , gdyż w taki sposób zobaczą, gdzie leży problem i otworzą się na jego szybsze wdrożenie.

Technika 5S, jako organizacja miejsca pracy i stałe szukanie rozwiązań dla pojawiających się problemów, wydobywa z każdego pracownika niewiarygodny potencjał pomysłów. Co to oznacza? Mianowicie to, że dzięki tej metodzie, każdy pracownik jest w stanie wykorzystać swoje pomysły jak usprawnić pracę. . Pracownika powinno się motywować, współpracować z nim i mu pomagać. Powinno się szukać rozwiązania problemów . W innym przypadku, pracobiorca będzie pozbawiony motywacji do pracy sądząc, że zaistniały problem jest wynikiem tylko i wyłącznie jego nieodpowiednio wykonanej pracy.

We wdrażaniu metody metody 5S nie ma miejsca na szukanie winnych.. Nikt nikogo nie oskarża i każdy próbuje działać dla dobra ogółu. Jak zatem przygotować pracowników do wprowadzania takich zmian zmian?

Przygotowanie do wdrożenia 5S

Faza początkowa systemu 5S rozpoczyna się od stworzenia środowiska pracy wolnego od poczucia winy.

Działania, które należy tutaj wykonać to:

- - Określenie polityki wdrażania systemu 5S ,
  - Określenie konkretnych zadań na poziomie organizacji,
  - Wybranie grupy osób, która będzie sprawować nadzór nad działaniami i postępami wdrażanego systemu,
  - Przeprowadzenie szkolenia dotyczącego istoty systemu 5S oraz kolejnych kroków, które trzeba będzie wykonać,
  - Sporządzenie Map Organizacyjnych zakładu pracy,
  - Określenie właścicieli (kierowników) poszczególnych obszarów i działów pracy.
  - Określenie miejsca, od którego zacznie się wdrażanie programu 5S,
  - Stworzenie indywidualnego systemu wymiany i przepływu informacji, w którym każdy z pracowników mógłby dzielić się swoimi pomysłami, spostrzeżeniami,
  - Sporządzenie wstępnej wersji planu wdrożenia metody 5S i przedstawienie jej właścicielom i pracownikom (prezentacja 5S),
  - Określenie i zatwierdzenie środków (budżetu) , które zostaną na ten cel przeznaczone,
  - Zrobienie szkolenia dla właścicieli (kierowników) obszarów, w których program 5S ma być wprowadzony,
  - Określenie oraz zatwierdzenie zakresu prac, które mają być wykonane w ramach programu 5S,
  - Zorganizowanie zespołów projektowych..

Celem pierwszego etapu jest dokładne poznanie środowiska pracy i pokazanie pracownikom, jak to środowisko aktualnie działa, jakie są błędy i co należy zrobić, by je wyeliminować. Kolejnym etapem jest już stworzenie planu wdrożenia programu 5S, dostosowanego do konkretnego obszaru działania. Po zakończeniu tego etapu, będzie można na dobre rozpocząć wdrażanie programu poprawiającego efektywność stanowisk pracy.

Plan wdrożenia programu 5S

Pierwszy etap pozwolił spojrzeć ogólnie na cały zakład pracy. Przygotowane mapy organizacyjne czy określenie osób odpowiedzialnych, dało możliwość ustalenia zakresu działań w ramach systemu 5S. Kolejnym etapem jest skoncentrowanie się na konkretnych obszarach działalności, które zostały ujęte w planie programu 5S.

Działanie należy rozpocząć od określenia problemów, które występują w konkretnym obszarze. By to uczynić, należy:

- - - przygotować formularze audytu,

Tutaj początkowo można korzystać z gotowych już formularzy, jednak docelowo warto jest samemu przygotować początkowe pytania audytowe , by jeszcze bardziej uwzględnić specyfikę własnej firmy i jeszcze lepiej zrozumieć jej działanie.

- - - wykonać zdjęcia przed zmianami.

Takie zdjęcia wykonuje się po to, by móc w efekcie końcowym porównać stan „przed” ze stanem „po”. Warto jest zaznaczyć na przygotowanej mapie miejsca, w których dane zdjęcia były wykonane. Po zmianach pracownicy zwykle są w szoku, że kiedyś pracowali w takich warunkach.

Przystępując do drugiego etapu wdrażania programu 5S , należy poświęcić chwilę czasu na przeanalizowanie , dotychczas stosowanych rozwiązań organizacyjnych w zakładzie. W skrócie chodzi o to, by spojrzeć na firmę i jej działanie w racjonalny sposób, z dystansu. Tylko wtedy wprowadzenie programu 5S będzie miało sens i będzie logiczne. Dla przykładu, w dziale magazynowania, gdzie sposób postępowania jest określony normą ISO, często wykorzystuje się kolor czerwony do oznakowania braków magazynowych. To rozwiązanie jest dobre i znane wszystkim pracownikom, więc nie ma potrzeby jego zmieniania. Nie można zatem go wyeliminować bądź wykorzystać czerwonej barwy do zupełnie innego celu. Gdyby tak się zrobiło, w firmie zapanowałby nieporządek i ogólny chaos. Dlatego tak ważna jest analiza działania firmy na drugim etapie wdrażania zarządzania szczupłego Należy bardzo dokładnie przeanalizować wszystkie standardy oznakowywania i informowania o różnych problemach tak aby w bardzo logiczny sposób uwzględnić je we wdrażaniu zasad 5S.

Wspomniany wcześniej audyt ma na celu naświetlenie obszarów poprawy , które występują w konkretnych miejscach przedsiębiorstwa. Dzięki niemu oraz wykonanym zdjęciom „przed”, możliwe będzie zaplanowanie tempa wdrażania zasad 5S. Możliwe również będzie określenie tego, który z pięciu kroków będzie najważniejszy na danym stanowisku pracy.

Efekt finalny audytu, jak również fotografie sprzed wprowadzania zmian, powinny być wywieszone na ogólnodostępnej tablicy, na której będzie przedstawiona cała historia wdrażania systemu chudego zarządzania opartego na zasadach organizacji miejsca pracy. Taka tablica będzie jednocześnie świetną formą wizualizacji i przewodnikiem metody 5S, który ukaże rozwój postępów w firmie. (W przypadku braku tablicy, należy koszt jej zakupu uwzględnić w budżecie na wdrożenie nowego systemu).

Zarządzanie w pięciu krokach

- - Krok pierwszy – Sortowanie (S1),
  - Krok drugi – Utrzymanie czystości (S2),
  - Krok trzeci – Ustalenie miejsca i ilości (S3),
  - Krok czwarty – Standaryzacja (S4),
  - Krok piąty – Samodyscyplina (S5).

Teoretycznie, wymienione wyżej punkty są zrozumiałe i logiczne. W praktyce – bywa różnie. Dlatego warto wiedzieć, o co konkretnie chodzi w każdym kroku wdrażania .

S1 – Sortowanie (z japońskiego – Seiri)

W skrócie: to po prostu usunięcie wszystkich zbędnych elementów ze stanowiska pracy. Celem tego kroku jest niejako wymuszenie na pracowniku utrzymania porządku na stanowisku pracy. Jest to potrzebne do identyfikacji nieprawidłowości w miejscu, gdzie chce się wprowadzić udoskonalenie metodą odchudzonego zarządzania. Takie sortowanie pozwoli uporządkować stanowisko pracy, usunąć z niego zbędne rzeczy, jak: nadmierne materiały (również zbyt duże zapasy), nieużywane narzędzia i przyrządy, niepotrzebne dane, dokumenty, instrukcje i tym podobne). Sortowanie pozwoli zauważyć wszelkie nieprawidłowości, nad którymi pracownicy stracili kontrolę. Pozwoli utrzymać porządek i zapobiegnie marnotrawstwu.

Etap sortowania działa na zasadzie koncepcji Just-In-Time, czyli dokładnie na czas. Chodzi o to, że każdą rzecz (materiały, narzędzie, instrukcje, urządzenia i tym podobne), powinno używać się tylko wówczas, gdy zachodzi taka potrzeba. Jeśli w danym momencie czegoś nie potrzeba, nie powinno tej rzeczy być na stanowisku pracy.
Powinny natomiast znajdować się tylko rzeczy, które są w danym momencie potrzebne i w ilości, która odpowiada aktualnemu zapotrzebowaniu.

Jeśli pierwszy krok 5S zostanie przeprowadzony prawidłowo, pozwoli to wyeliminować problemy, takie jak:

- - zagracenie – spowodowane zbyt dużą ilością zbędnych przedmiotów, które jedynie utrudniają pracę na danym stanowisku,
  - marnotrawstwo – z jednej strony chodzi ponownie o zbyt dużą liczbę rzeczy, które często się dokupuje a nie są w ogóle używane, z drugiej zaś chodzi o marnowanie własnego czasu pracy. Im więcej rzeczy jest na stanowisku, tym dłużej schodzi na szukaniu tej konkretniej. Pracownik zamiast zająć się właściwą pracą , musi szukać elementów, które są mu potrzebne do jej wykonania,
  - ”chomikowanie” – czyli przechowywanie w nieskończoność materiałów, rysunków technicznych, części, podzespołów i tak dalej. Przechowywanie ich na stanowisku, tworzy bałagan, który powoduje kolejne utrudnienia i problemy,
  - nieodpowiednia wielkość stanowiska – zbyt duża zwykle jest “zagracana” kolejnymi szafkami, regałami i kolejną stertą niepotrzebnych materiałów, które – rzecz jasna – zostają tam położone jedynie „na chwilę”.

S2 – sprzątanie (z japońskiego Seiton)

W drugim kroku metody 5S należy skupić się na sprzątaniu, czyli cyklicznym usuwaniu wszelkich zbędnych elementów ale i zanieczyszczeń, jak: kurz, brud czy odpadów produkcyjnych. Podczas sprzątania warto sprawdzać stan techniczny stanowiska – zarówno maszyn, jak i wyposażenia na stanowisku biura.
By utrzymać odpowiednią organizację porządek na stanowisku pracy, należy:

- - Stworzyć zespół odpowiedzialny za dany obszar,
  - Ustalić zakres działań,
  - Wyszczególnić przedmioty, które mają być utrzymywane w czystości,
  - Wprowadzić standardy czystości – opisy, wizualizacja, instrukcja,
  - Przygotować wszystkie elementy, które będą potrzebne do prac porządkowych, łącznie z niekiedy przeorganizowaniem stanowiska pracy.

Utrzymanie czystości – czyli ta systematyka – daje tutaj dwie, podstawowe korzyści. Przede wszystkim pozwala uporządkować stanowisko a przy tym zauważyć przedmioty, które leżą nie na swoim miejscu. Drugą korzyścią natomiast jest to, że systematykę można odbierać jako codzienną inspekcję, która rozpozna każdą nieprawidłowość i stan, z którego mogłyby wyniknąć niepożądane konsekwencje.

W kroku Seiso, częstotliwość sprzątania jest określana stricte do stanowiska pracy. Dla każdego takiego stanowiska, należy przygotować oddzielny harmonogram sprzątania, który oczywiście trzeba skrupulatnie przestrzegać. Pozwoli to na błyskawiczne wykrywanie braków w narzędziach czy uszkodzeń.

S3 – Ustalenie miejsca i ilości z japońskiego Seiso

Trzeci krok wdrażania 5S , ma na celu odpowiednie zorganizowanie przestrzeni roboczej. Systematyka tutaj polega na oznaczeniu wszystkich materiałów, przyrządów, narzędzi, dokumentów, rysunków i tym podobnych tak, by łatwo można było ich używać i szybko je odnajdywać, gdy będą potrzebne. Ten krok nakazuje pracownikom odkładanie każdego elementu na ściśle określone miejsce. Pozwala to każdemu pracownikowi odnaleźć potrzebny mu przyrząd czy rysunek, przez co praca idzie zdecydowanie sprawniej (nie marnuje się czasu na szukanie).

Podstawowym narzędziem trzeciego kroku 5S jest tak zwane zarządzanie wizualne. Chodzi w nim o to, aby wszystkie przekazy informacji , które stosuje się na danym środowisku pracy, były czytelne i zrozumiałe. Każdy pracownik ma wiedzieć, co aktualnie jest wykonywane na danym stanowisku oraz w szybki sposób ma zlokalizować wyposażenie danego stanowiska, bez zadawania zbędnych pytań.

Według trzeciego kroku 5S , zbędne rzeczy powinny być albo złomowane – czyli wyrzucone na stałe, albo przechowywane w magazynie (idealnie, jeśli by były oznaczone, podpisane – wówczas nie będzie problemu z ich odnalezieniem w momencie, kiedy naprawdę będą potrzebne).
Etap ten składa się z trzech elementów:

- - - Znalezienia miejsca, w którym będzie się przechowywać określone części i materiały,
    - Oznaczenia tego miejsca w sposób zrozumiały dla każdego pracownika,
    - Ustalenia limitów dla określonych rzeczy, części lub materiałów.

Trzecie z pięciu S pozwala znaleźć lokalizację dla rzeczy, które w kroku pierwszym i drugim zostały uznane za potrzebne do wykonywania pracy. Dzięki temu, każdy pracownik będzie mógł z łatwością odnaleźć to, czego w danym momencie potrzebuje.

Etap ten kończy się tym, że w miejscu wykonywania pracy znajdą się tylko te rzeczy, które są niezbędne do jej wykonania a samo ich znalezienie, nie będzie przysparzać żadnych problemów.

Jak więc oznaczyć lokalizację dla poszczególnych elementów? Używając mapek, szyldów czy etykiet. Jednak aby te oznaczenia miały sens, trzeba oznaczyć również przestrzeń roboczą. W tym przypadku najlepszym rozwiązaniem są kolory. Dzięki pomalowaniu powierzchni zakładu odpowiednią barwą, z łatwością będzie można odnaleźć potrzebną rzecz. Namalowane poziome linie w zakładzie będą jednocześnie liniami bezpieczeństwa.

Do wyznaczenia miejsca i ilości wyposażenia, można zastosować również tablice informacyjne. Dzięki nim zorganizowana przestrzeń będzie przejrzysta i logiczna dla każdego pracownika.

S4 – standaryzacja (z japońskiego Seiketsu)

W standaryzacji przede wszystkim chodzi o to, by ustalone procedury oraz reguły były przestrzegane i stosowane przez wszystkich pracowników. Dlatego tak ważne jest to, by do opracowywania standardów angażować pracowników. W końcu to oni najwięcej czasu spędzają w danym miejscu i to oni najlepiej wiedzą, jak ich praca ma przebiegać.

Stworzone w trzech krokach środowisko pracy, różni się diametralnie od tego, w którym pracowano do tej pory. Różnicę widać przede wszystkim w czystości, uporządkowaniu i ułożeniu wszystkiego we właściwym miejscu. Jest to moment, kiedy wszelkie frustracje i złości – związane ze zmianami – mijają.

Standaryzacja pozwala wykonywać kolejne zadania w logiczny sposób. Nawet osoba z zewnątrz, w tak uporządkowanym środowisku pracy, będzie mogła bez problemu przejąć bieżącą pracę. Krok czwarty jest swego rodzaju zachętą do tego, by włączyć kreatywne myślenie.

Podsumowując, standaryzacja jest tworzeniem metod kontroli wizualnej (narzędziem jest Standardowa Instrukcja Operacyjna, ograniczająca zróżnicowanie i zwiększająca przewidywalność). Jest miejscem, gdzie ustalone są standardy i procedury odnoszące się do sposobów znakowania, kodowania, liniowania czy używania kolorów. Zwykle jednak, wizualny zapis to fotografie przed i po wprowadzeniu metody 5S. Takie fotografie świetnie ukazują, jak dane miejsce powinno (lub nie) wyglądać.

Uwaga! W czwartym kroku metody 5S odradza się stosowania standardów opisowych. Zwykle są mało skuteczne i rzadko wpływają na dyscyplinę utrzymania czystości według ustalonych procedur.

S5 – samodyscyplina (z japońskiego Shitsuke)

W skrócie: praktyka 5S, czyli wyrabianie nawyków przestrzegania pierwszych, czterech S. Ostatni krok, to konsolidacja wszystkich – już wdrożonych – S. Samodyscyplina nie powinna być jednak kojarzona z czymś negatywnym. Nie są to nakazy czy zakazy nakładane na pracownika. Chodzi o to , by wyrobić u podwładnych dobre nawyki i przyzwyczajenia, które są niezbędne do sprawnego wykonywania pracy (procedury stale można uaktualniać, przygotowując tematyczne warsztaty i projekty). Chodzi również o to, by pracować zgodnie z ustalonymi standardami.

Najlepszym narzędziem do kontroli postępu i utrzymania zasad 5S jest audyt. Skoro w poprzednich 4S wypracowano odpowiednie procedury, logicznym jest to, że teraz należy je kontrolować i systematycznie sprawdzać. Dlatego ważne jest to, by opracować harmonogram audytów i systematycznie się go trzymać. Pomocne tu będą listy kontrolne, stworzone na podstawie opracowanych standardów. Wyniki audytów warto jest podawać do wglądu wszystkich zainteresowanych (na przykład na tablicy informacyjnej 5S), gdyż będzie to ich motywować do dalszego, prawidłowego działania.

5S – przykłady, zastosowanie, opinie

Bez względu na to, czy metoda 5s dotyczy produkcji, magazynu, logistyki czy konkretnego operatora, w każdym z tych miejsc można będzie zauważyć:

- - redukcję kosztów i wzrost produktywności pracowników, dzięki ułożonemu planowi produkcyjnemu, ustalonemu ze wszystkimi zainteresowanymi stronami,
  - postęp w wykonywaniu zadań, dzięki sporej liczbie naprawdę prostych rozwiązań,
  - automatyczne i systematyczne usuwanie błędów, które pojawią się w trakcie pracy,
  - wzrost motywacji do pracy i chęć ciągłego doskonalenia.

Metoda 5S w produkcji, w głównej mierze będzie objawiać się eliminacją nadprodukcji, czyli wykonania asortymentu, na który aktualnie nie ma żadnego zamówienia i zapotrzebowania. Bez odchudzonego zarządzania, produkcja z każdym dniem dostarczałaby kolejne zapasy, które generowałyby nie tylko koszty produkcyjne ale i magazynowe czy transportowe.

Metoda 5S w magazynie, przede wszystkim nie dopuści do niepotrzebnego przestoju w produkcji. Jeżeli magazyn będzie odpowiednio oznakowany a rzeczy w nim się znajdujące zawsze będą przechowywane w tym samym (oznaczonym) miejscu, wyeliminuje to konieczność czekania. Zbyt długie oczekiwanie na potrzebne narzędzie czy materiał, na dłuższą metę prowadzi do generowania wąskiego gardła w produkcji i przestoju maszyn. Jest to marnotrawienie cennego czasu pracownika.

Metoda 5S w transporcie, redukuje ilość przepływu materiałów, surowców czy komponentów między kolejnymi etapami produkcyjnymi. Eliminuje także wszelkie niewydajne środki transportu.
Metoda 5S w biurze, zapobiega chaosowi i długiemu oczekiwaniu na stosowne dokumenty. Wprowadza ład i porządek we wszystkich dokumentach związanych z firmą.

Opinie na temat szczupłego zarządzania są pozytywne. Firmy, w których zastosowano metodę 5S lepiej funkcjonują i przynoszą widoczne efekty. Dlatego też tak wiele publikacji i książek można znaleźć na ten temat. Przykładem takiej literatury mogą być: „5S w biurze. Organizacja miejsca pracy i eliminacja marnotrawstwa.” (T. Fabrizio, D. Tapping); „Metoda 5S – zastosowanie, wdrażanie i narzędzia wspomagające.” (K. Knap, J. Selejdak, S.Klimecka-Tatar) czy „5S – zrób to sam” (K. Kaczmarska).

Należy pamiętać, że prawidłowo wprowadzona metoda 5S pozwoli zminimalizować koszty produkcji, a tym samym zyskać więcej klientów. Jest to metoda, która dba nie tylko o porządek w firmie, ale jest też swego rodzaju motywacją dla pozostałych przedsiębiorstw.

Tutaj możesz nabyć praktyczny poradnik w formie kursu VoD jak skutecznie wdrożyć zasady 5S w Twoim przedsiębiorstwie.

FAQ

Co to jest 5s?

Jest to grupa technik promujących organizację miejsca pracy, zapewniających przynależność do wymaganych standardów i tworzących chęć do ciągłego usprawniania.

5S kojarzy mi się tylko ze sprzątaniem. Czy warto go wdrażać?

5S to filozofia działania i organizacji miejsca pracy. Oczywiście, że warto go wdrażać. Sprzątamy wtedy, kiedy występują źródła zanieczyszczeń. 5S ma za zadanie wyeliminowanie źródeł zanieczyszczeń, a więc eliminację sprzątania.

U nas już próbowano 5S i skończyło się tylko na oznaczeniu miejsca na miotłę i szufelkę. Po co to wprowadzać?

Rzeczywiście, wielu menedżerom wydaje się, że program 5S to dosyć prosty, a zarazem skuteczny sposób na to aby rozwiązać wiele problemów organizacyjnych przy minimum wysiłku. Wdrażanie 5S to konsekwentne budowanie świadomości wśród wszystkich pracowników. To także czas poświęcony na wdrożenie. Jeżeli brakuje powyższych czynników, to faktycznie po tak zwanym wdrażaniu 5S pozostają tylko oznaczone miejsca przechowywania środków czystości.

Czy warto 5S wdrażać w biurze?

Odpowiedź na to pytanie jest dosyć prosta. Jeśli nie jesteś pewien czy zasady 5S są Ci potrzebne, aby lepiej zorganizować otaczające Cię miejsce pracy zrób sobie test. Mianowicie: otwórz szafę z dokumentami i przy najbliższej stercie piętrzących się papierów udziel odpowiedzi na 2 pytania:

- - 1 pytanie: Czego dotyczy ten dokument na samej górze sterty papierów?
  - 2 pytanie: Czego dotyczy ten dokument, na samym dole sterty papierów?

Jeśli przynajmniej w jednym przypadku nie wiedziałeś, czego dotyczył dokument, bądź pewny, że na pewno potrzebujesz zasad 5S, aby lepiej zorganizować swoją pracę.

Po co wdrażać 5S w firmie?

Bo jest to podstawa do zmian w organizacji i standaryzacji, na której mogą być budowane wszelkie ulepszenia. Jeżeli nie ma ugruntowanych zasad organizujących miejsce pracy, trudno będzie wdrożyć takie programy jak SMED, Kanban czy TPM.

Jakie korzyści daje wprowadzenie zasad 5S w przedsiębiorstwie?

Oto kilka z nich:

- - Promowane jest systematyczne podejście do pracy.
  - Wzrasta bezpieczeństwo i higiena w miejscu pracy.
  - Dla wykonania tej samej pracy potrzeba mniej przestrzeni.
  - Skraca się czas poszukiwania i eliminuje szukanie.
  - Porządek w miejscu pracy wywiera dobre wrażenie na gościach.
  - Jest skutecznym sposobem kontrolowania pogarszającego się stanu technicznego urządzeń i awarii.
  - Czyszczenie „wymusza” kontrolę i wczesne wykrywanie problemów, ponieważ podczas niego każda część jest oglądana i dotykana.
  - Proces czyszczenia rozwija również poczucie współwłasności i dbałość o urządzenia.
  - Czyste i utrzymane w porządku urządzenia zapobiegają występowaniu takich problemów, jak zabrudzone i zanieczyszczone produkty.

Czy 5s wdrażać od razu w całym przedsiębiorstwie czy w jakimś pilotażowym miejscu?

Zdecydowanie wdrażanie zaleca się od pilotażu. Oto kilka powodów przemawiających za tym:

- - Możliwość skoncentrowania się na jednym obszarze.
  - Możliwość uczenia się i eksperymentowania w ograniczonym zakresie, co jest dużym ułatwieniem przy przenoszeniu programu na całe przedsiębiorstwo.
  - Możliwość stworzenia miejsca bliskiego ideałowi, które może stanowić wzór do naśladowania dla innych.
  - Może posłużyć do przełamania sceptycyzmu niektórych osób.
  - Łatwiej jest go kontrolować.
  - Większa dynamika programu ze względu na szybsze i bardziej wizualne efekty.