PLAN PROMOCJI 5S I OCENA OBECNEJ SYTUACJI

Przed uruchomieniem systemu 5S w twoim miejscu pracy musisz przejść przez dwa niezwykle ważne etapy wstępne:etap 1, który umożliwia przygotowanie twojego zakładu do systemu 5S i etap 2, który pozwala ocenić aktualny stan tego miejsca. Jednakże przed rozpoczęciem jakiejkolwiek pracy nad systemem 5S, trzeba spełnić jeden poważny warunek: należy stworzyć atmosferę wolną od poczucia winy. Oznacza to, że program 5S ma zostać potraktowany jako narzędzie pomocne w lepszej organizacji miejsca pracy. Pracownicy muszą poczuć, że dyscyplina przy jego wdrażaniu zaowocuje poprawą warunków pracy. W tym programie nie szukamy winnych, ale rozwiązujemy problemy, gdyż lepsza organizacja powoduje lepszą wizualizację oraz szybsze dotarcie do problemu.

Taka atmosfera pozwoli każdemu efektywnie wykorzystywać jego umiejętności. Kiedy pojawiają się problemy lub pomyłki nie powinno się obwiniać za nie poszczególnych pracowników, ale próbować znaleźć przyczyny tych pomyłek. Środowisko, w którym nikt nikogo nie oskarża motywuje do współpracy , a krytyka stwarza bariery. Ważne jest jasne udzielanie informacji i wsparcia przez bezpośrednich zwierzchników. Jeżeli pracownik nie przyswoił sobie nowych standardów lub nie zrozumiał na czym one polegają , problem może tkwić w niewłaściwej instrukcji, a nie w braku jej zrozumienia przez pracownika.

Etap 1 przygotowanie twojego zakładu do systemu 5S.

Ten etap przedstawia początkową fazę przygotowań do wdrożenia systemu 5S w twoim zakładzie. Wiesz już, że zanim podejmiesz jakiekolwiek działania należy najpierw stworzyć środowisko, w którym nie funkcjonuje pojęcie winy. Działania, które następnie należy podjąć to:

• Ustalenie polityki wdrażania systemu 5S
• Ustalenie zadań na poziomie organizacji
• Wyłonienie grupy sterującej.
• Przeprowadzenie szkolenia na temat systemu
• Sporządzenie Map Organizacyjnych twojego zakładu, wyłonienie właścicieli poszczególnych obszarów i określenie miejsca, od którego zacznie się wdrażanie programu 5S
• Stworzenie odrębnego systemu wymiany informacji, w którym pracownicy mogliby dzielić się swoimi pomysłami
• Sporządzenie wersji wstępnej planu wdrożenia 5S i zatwierdzenie środków na ten celSzkolenie właścicieli obszarów
• Określenie i zatwierdzenie zakresu prac w ramach programu 5S
• Zorganizowanie zespołów pomocniczych

Etap 2 – ocena aktualnego stanu organizacji miejsca pracy.

Celem tej oceny jest stworzenie planu wdrożenia programu 5S dostosowanego  dospecyfiki obszaru. Jest to druga faza przygotowań. Po zakończeniu tego etapu będziesz gotów na dobre rozpocząć program 5S.

Etap 1 pozwolił ci spojrzeć na swój zakład całościowo. Przygotowałeś  pierwsze mapy całego zakładu, podzieliłeś go na obszary, zdecydowałeś o zakresie działań w ramach systemu 5S. Następnie wybrałeś punkt wyjścia dla działań związanych z 5S i przygotowałeś osobną mapę 5S dla tego obszaru.

Teraz pora na Etap 2, który polega na skoncentrowaniu się na poszczególnych obszarach. Czas poświęcony na te prace powinien zostać ujęty w Twoim planie Programu 5S.

Aby móc odpowiednio naświetlić problemy tych obszarów należy:

• Przygotować Formularze Audyt

Na początku skorzystaj z wzorcowych arkuszy, ale staraj się ostatecznie stworzyć swoje własne arkusze dla każdego obszaru.

• Zrobić zdjęcia przed zmianami. Dla ułatwienia porównań „przed i po”. Zaznacz  na mapach  miejsca, w których te zdjęcia zostały zrobione.

Przed rozpoczęciem Etapu 2 warto poświecić trochę czasu na analizę sposobów, dzięki którym obecnie rozwiązuje się problemy w twoim zakładzie. Wszystko co proponujemy na tym etapie jako” narzędzia” może zostać zastąpione przez szereg metod już wykorzystywanych w zakładzie, lub odwrotnie, można włączyć te metody do stworzonego w ramach 5S programu. Nie chcemy zastąpić obecnych metod, chcemy tylko znaleźć sposób na nadanie im właściwego znaczenia. Chodzi tutaj o to aby sprawdzić czy jakieś elementy   ( nie nazywane jeszcze programem 5S ) nie funkcjonują w danych miejscach pracy. Np. obowiązujące standardy Norm ISO, które określają sposób oznakowania miejsc magazynowania. Dla przykładu w ramach tych norm często używa się koloru czerwonego do znakowania tzw. „ izolatora braków „. Dlatego koloru czerwonego nie możesz w tym przypadku wykorzystać w programie 5S.

Etap 2 naświetla problemy lokalne w każdym z obszarów Twojego zakładu. Dzięki audytowi wstępnemu i zdjęciom „ przed „ będziesz mógł zaplanować tempo wdrażania zasad 5S oraz określić, który z jego 5 elementów będzie miał najważniejsze znaczenie na danym stanowisku.

Rezultat audytu wraz ze zdjęciami „ przed „ winien zostać wywieszony na tablicy przedstawiającej historię wdrażania 5S ( jeżeli takiej tablicy nie ma zaplanuj jej zakup w budżecie na wdrażanie 5S w Twoim przedsiębiorstwie ). Ta tablica służyć może wtedy jako wizualny przewodnik 5S ukazujący rozwój postępów w zakładzie.

PIERWSZE S – SORTUJ

Podstawowym celem następnego etapu wdrażania zasad 5S w przedsiębiorstwie jest pozbycie się rzeczy niepotrzebnych. Pamiętaj, słowo „pozbycie” się nie oznacza jednoznacznie wyrzucenie. Pozbycie w tym przypadku oznacza usunięcie z obszaru na którym wdrażane są zasady 5S. Zdecyduj co jest potrzebne i należy zatrzymać oraz co jest zbędne i powinno zostać usunięte z tego obszaru, ale co może być jeszcze wykorzystane w innym obszarze przedsiębiorstwa oraz co jest zupełnie niepotrzebne i może być wyrzucone. Podstawową techniką służącą usuwaniu rzeczy niepotrzebnych jest oznakowanie rzeczy zbędnych czerwoną naklejką.

Wdrażając pierwsze S często trudno jest odróżnić w miejscu pracy rzeczy potrzebne od niepotrzebnych i przestarzałych. Dlatego istotne jest zawarcie podstawowych informacji już na etapie ustalania polityki wdrażania zasad 5S, które rzeczy, elementy, materiały, itp. uważany za rzeczy zbędne na danym stanowisku pracy. Np. w opublikowanej polityce wdrażania zasad 5S można zawrzeć stwierdzenia, że w miejscu pracy nie może znajdować się więcej materiałów produkcyjnych niż na 4 następne godziny, itp.

W celu sprawnego przeprowadzenia akcji sortowania należy wyznaczyć magazyn tzw. „ tymczasowego składowania „ gdzie wszystkie zidentyfikowane rzeczy jako niepotrzebne po uprzednim ich wpisaniu w formularzu czerwonej kartki zostaną przeniesione. W ciągu 3 dni będzie należało podjąć decyzję co z tymi rzeczami zrobić. Bardzo skuteczną metodą przy podejmowaniu decyzji co zrobić z rzeczami zidentyfikowanymi jako niepotrzebne jest przeprowadzanie tzw. aukcji, tzn. po zakończeniu akcji sortowania w „ magazynie tymczasowego składowania „ zbierają się przedstawiciele innych działów, którzy na zasadzie udowodnionych potrzeb mogą przejąć rzeczy lub materiały na swoją własność. Oczywiście należy pamiętać, że nie jest to przenoszenie rzeczy z jednego miejsca na drugie, gdyż łamie to całą istotę 5S.

Po zakończeniu tego etapu może się okazać, że jest tam więcej miejsca. Na tym etapie często okazywało się, że niektóre zakłady wcale nie muszą powiększać powierzchni hal ani przenosić się do nowych budynków, gdyż mają wystarczającą ilość powierzchni w miejscu obecnym. Inną korzyścią związaną z oznakowaniem czerwoną naklejką jest możliwość obniżenia liczby elementów biorących udział w produkcji często nawet o połowę.

Zanim przystąpisz do oznakowania, należy zrobić wstępne porządki, aby móc łatwo przesuwać rzeczy z miejsca na miejsce bez jednoczesnego roznoszenia brudu. Nie muszą to być gruntowne porządki – na nie przyjdzie czas podczas Trzeciego S – lecz jedynie powierzchowne zabiegi, które ułatwią proces oznakowania.

Ten etap pokazuje, że system oznakowania rzeczy zbędnych czerwoną naklejką jest dynamiczną i wizualną metodą rozróżniania rzeczy potrzebnych od bezużytecznych i że przed przystąpieniem do pracy należy przeprowadzić wstępne porządki.

Jeżeli masz system pracy wielozmianowy korzystnie by było, żeby akcję sortowania 5S przeprowadzała nie jedna zmiana, tylko żeby byli przedstawiciele wszystkich zmian.

Podsumowując system oznakowania to następujące czynności:

• Określenie kryteriów użyteczności przedmiotów
• Przekazanie informacji o przyjętych kryteriach wszystkim zainteresowanym
• Przygotowanie czerwonych naklejek
• Uzupełnianie rejestru przedmiotów objętych oznakowaniem
• Wyznaczenie tymczasowego miejsca na czerwone naklejki
• Wypełnienie naklejek i umieszczenie ich na zbędnych przedmiotach
• Usunięcie tych przedmiotów i przeniesienie ich do miejsca, gdzie będą przechowywane w tzw. „ magazynie tymczasowego składowania „
• Zorganizowanie aukcji „Czerwona Naklejka”
• Powtarzanie czynności oznakowania regularnie

DRUGIE S – UTRZYMANIE CZYSTOŚCI

Celem tego etapu we wdrażaniu zasad 5S jest wykorzystanie utrzymania czystości dla identyfikacji nieprawidłowości i obszarów, w których należy wprowadzić udoskonalenia.

Uporządkowanie stanowiska pracy oraz obserwacja, pozwalają zauważyć wszelkie nieprawidłowości i miejsca, nad którymi nie posiadamy jeszcze kontroli.

Mamy już za sobą pierwsze z 5S i Twoje stanowisko pracy wygląda znacznie lepiej. drugie S umożliwi nie tylko gruntowne uporządkowanie tego miejsca, ale służyć będzie również jako stała technika sprawdzania stanu rzeczy. Teraz kiedy jest już czysto i wszystko jest uporządkowane, te gruntowne porządki są dużo łatwiejsze. Dzięki tego typu porządkom poprawia się również bezpieczeństwo na twoim stanowisku pracy; idealny porządek ogranicza prawdopodobieństwo wypadku.

Istotną cechą tego elementu wdrażania zasad 5S nie jest czyszczenie ale zapewnienie, że potrafimy ograniczać lub wręcz eliminować źródła zanieczyszczeń.

Utrzymanie Czystości niesie ze sobą dwie podstawowe korzyści. Po pierwsze pozwala uporządkować stanowisko pracy i na pierwszy rzut oka zauważyć przedmioty nie na swoim miejscu. Po drugie, i co bardzo ważne, technika ta funkcjonuje jako codzienna  inspekcja, która wynosi na światło dzienne każdą nieprawidłowość i każdy stan, z którego mogłyby wyniknąć niepożądane konsekwencje. Niejako jest to wstęp do wdrożenia systemu tzw. Samodzielnych Przeglądów, które są istotnym elementem na drodze do utrzymania niezawodności maszyn i urządzeń.

Strategia utrzymania czystości powinna się składać z następujących kroków:

• Stworzenie zespołu odpowiedzialnego za dany obszar
• Ustalenie zakresu działań
• Wyszczególnienie przedmiotów, które maja być wyczyszczone lub utrzymywane w czystości
• Wprowadzenie standardów czystości, czyli opisów lub wizualnych instrukcji mówiących na czym ma polegać utrzymania czystości w danym obszarze.
• Wyłonienie osoby/ ( osób ) odpowiedzialnej/( odpowiedzialnych ) za te prace
• Przygotowanie wszystkiego, co będzie potrzebne do prac porządkowych włącznie z ułatwieniem dostępu do miejsc czyszczonych ( co częstokroć wiąże się z pewnymi zmianami w organizacji stanowiska pracy, a które to zmiany należy uwzględnić przy projektowaniu wdrażania trzeciego S, np. lokalizację magazynów, pół odkładczych, itp. )
• Rozpoczęcie programu utrzymania czystości

TRZECIE  S – USTAL MIEJSCE I ILOŚCI

Celem tego etapu we wdrażaniu zasad 5S jest wyznaczenie określonego miejsca na określone przedmioty w określonej ilości tam, gdzie to konieczne oraz odpowiednie oznakowanie tych miejsc. Tak więc ten etap składa się z 3 elementów:

• Znajdź miejsce dla danej rzeczy, części lub materiału
• Odpowiednio oznacz to miejsce
• Ustal limity dla danej rzeczy, części lub materiału

Masz już za sobą Pierwsze S i Drugie S – przedmioty w Twoim miejscu pracy zostały już posortowane i teraz można to miejsce uporządkować. Stanowisko pracy jest utrzymywane w czystości. Ten etap systemu 5S pozwoli ci znaleźć lokalizację dla tych rzeczy, które uznałeś za potrzebne, ich miejsce przez przypisanie im „adresu” – miejsca przeznaczenia dla każdego przedmiotu od twojego ulubionego pióra do kserokopiarki. Dzięki temu każdy, kto wejdzie do miejsca, w którym pracujesz będzie mógł z łatwością odnaleźć wszystko czego potrzebuje. Tutaj znów narzuca się analogia do supermarketu i zabałaganionej komórki. Po zakończeniu tego etapu Twoje miejsce pracy będzie uporządkowane: będą tam tylko rzeczy potrzebne i będziesz mógł je znaleźć od razu, bez straty czasu na szukanie.

Istnieje kilka sposobów dzięki którym możemy ustalić miejsca i ilości dla rzecz, części i materiałów w zakładzie. Najważniejszym z nich jest oznaczenie lokalizacji przy pomocy wywieszek (mapek, szyldów, etykietek). Przykłady tzw. wizualnego zarządzania znajdziesz w naszej prezentacji. Najpierw jednak koniecznym jest podzielenie przestrzeni zakładu poprzez wymalowanie jej na odpowiednie kolory oraz wyznaczenie funkcji danego miejsca i odpowiednie jego opisanie.

Malowanie powierzchni zakładu w ustalonej kolorystyce, oddzieli od siebie poszczególne obszary, a linie je uzupełniające funkcjonować będą również jako linie bezpieczeństwa. Przyjęta kolorystyka może określać barwy takich elementów jak:

• Posadzki
• Linie na posadzkach
• Linie oddzielające obszary
• Linie oznaczające wejścia i wyjścia
• Linie oznaczające miejsce, w którym otwierają się drzwi
• Czarno-żółte linie oznaczające teren niebezpieczny
• Linie wyznaczające miejsce przechowywania narzędzi

Ważne!!  Pamiętaj aby o systemie wizualnego zarządzania zdecydować już na etapie ustalania polityki wdrażania zasad 5S w ramach Komitetu Sterującego.

Inną metoda wyznaczania miejsca i ilości jest sporządzenie mapek, które pozwolą zlokalizować każdą maszynę czy powierzchnię magazynową. W odniesieniu do tej metody istotne jest również:

• wyznaczanie wielkości magazynów narzędzi i ilości przedmiotów, które mogą się w nich znaleźć
• różnice pomiędzy otwartym i zamkniętym systemem przechowywania narzędzi i materiałów
• zabiegi ułatwiające utrzymywanie narzędzi na swoim miejscu. Np. tzw. „ tablica cieni „. Kontrola odłożenia danej części na cień polega na każdorazowym przekazywaniu zmian produkcyjnych przy całkowicie zapełnionej tablicy cieni przez narzędzia.

Ważnym narzędziem w wyznaczaniu miejsca i ilości jest wyposażenie obszarów w odpowiednie tablice informacyjne – wywieszki, co sprawia, że cały proces organizacyjny staje się przejrzysty.

CZWARTE S – STANDARYZACJA

Celem tego etapu we wdrażaniu zasad 5S jest konsolidacja pierwszych trzech S poprzez ustalenie modelowych standardów i procedur obowiązujących na danym stanowisku pracy. Jest to także określenie co kryje się pod pojęciem najlepszych praktyk zawodowych i znalezienie sposobu na wprowadzenie ich w życie.

Środowisko ,w którym będziesz teraz pracował różni się diametralnie od tego, w którym pracowałeś przed rozpoczęciem wdrażania systemu 5S. Twoje stanowisko pracy jest czyste, uporządkowane i wszystko jest na swoim miejscu. To krok, w którym zaczyna zwracać się praca włożona w początkową fazę systemu 5S – tym samym możesz już standaryzować wszystkie operacje wykonywane na twoim stanowisku i wybrać najlepszą z technik, dzięki czemu każdy kto pojawi się na tym stanowisku z zewnątrz będzie w stanie wykonać wszystkie operacje dokładnie w sposób, w jaki sam je teraz wykonujesz. Krok ten to również zachęta do twórczego myślenia.

Standaryzacja to tworzenie metod kontroli wizualnej , to miejsce, w którym dzięki odpowiedniemu zarządzaniu ustalamy modelowe standardy i procedury odnośnie sposobów znakowania, używania kolorów, kodów i linii.

Jednym z ważniejszym narzędzi metody standaryzacji jest Standardowa Instrukcja Operacyjna, która ogranicza zróżnicowanie i zwiększa przewidywalność. Z reguły jest to wizualny zapis w postaci zdjęcia, które mówi jak dane miejsce pracy winno być utrzymane w zakresie organizacji, poprawy efektywności oraz utrzymania czystości.

W efekcie stanowiska pracy w Twoim zakładzie ulegną ostatecznej standaryzacji, która ułatwia zauważenie wszelkich odstępstw od wyznaczonych wzorców.

Odradzamy tworzenia standardów opisowych, gdyż są mało skuteczne i w bardzo ograniczony sposób wpływają na dyscyplinę wdrażania i utrzymania ustalonych standardów

 

PIĄTE S – UTRZYMANIE I PODNOSZENIE STANDARDÓW

Celem tego etapu we wdrażaniu zasad 5S jest utrzymanie i podnoszenie poziomu udoskonaleń poprzez efektywne wykorzystanie cyklicznego planu sprawdzania czy ustalone standardy stanowiskowe są przestrzegane oraz czy są one adekwatne do obecnych potrzeb. Czuwaj nad obecnymi zmianami i przygotuj grunt na nowe udoskonalenia

Naszym nadrzędnym zadaniem jest stworzenie bezpiecznych warunków wytwarzania produktów, ograniczenie jego kosztów i czasochłonności. Powinniśmy starać się stworzyć miejsce pracy, które moglibyśmy z dumą pokazać naszym klientom.

Zauważ, że Piąte S różni się od innych S. Jest procesem ciągłym, wysiłkiem wspierającym załogę poprzez szkolenia, praktykę i zaangażowanie. W przypadku Piątego S najważniejsze jest zaangażowanie Kierowników. To właśnie oni muszą poświęcić czas i środki konieczne , aby załoga mogła w pełni zaakceptować zasady 5S

Jest to można powiedzieć ostatni z elementów wdrażania zasad 5S, ale z praktyki można śmiało stwierdzić że najważniejszy jako sposób na utrzymanie wszystkich dotychczas osiągniętych udoskonaleń za pomocą działań propagujących system 5S. Tablica informacyjna systemu 5S jest bardzo ważnym źródłem informacji dotyczących działań zmierzających ku udoskonaleniom i świadczącym o ich rezultatach.

Istotna techniką utrzymywania udoskonaleń na tym samym poziomie jest systematyczny audyt stanowisk pracy. Pamiętaj aby w systemie oceny audytowej stworzyć pytania, które korespondują z ustalonymi standardami stanowiska. Wyznacz w pierwszym etapie na audytorów członków Zespołu Sterującego, aby przynajmniej raz w tygodniu w sposób niezapowiedziany na bazie formularza oceny audytowej, oceniali stopień utrzymania standardów organizacyjnych dla danych stanowisk.

Wyniki tego audytu prezentuj na tablicy informacyjnej 5S. Wszelkie odstępstwa od założonego poziomu wyjaśniaj od razu z zespołem czyli użytkownikami.