Zasada działania systemu Kanban

System dostaw części i materiałów Kanban jest narzędziem wspierającym produkcję opartą na zasadach „ lean „ tzn. odchudzonych. Jest to system informacyjny o zasadach dostarczania części i materiałów od wytwórców nazywanych tu dostawcą do finalnych użytkowników zwanych klientem. Podstawą systemu Kanban jest karta, która określa potrzebę wykonania i dostarczenia części lub materiału od dostawcy do klienta. Poniżej przedstawiamy przykładowy opis działania systemu Kanban w postaci procedury.

Zasady działania systemu Kanban:

Użytkownicy systemu Kanban

• Wprowadza się następujące określenia, które będą obowiązywały w procedurze działania systemu Kanban
  • wydział produkujący dany detal objęty systemem Kanban nazywany jest dostawcą
  • wydział, który jest finalnym użytkownikiem danego detalu nazywany jest klientem
• Detale dostarczane w systemie Kanban są własnością dostawcy.
• Detale w systemie Kanban przechodzą na własność klienta w czasie ich używania  oraz powrotu karty Kanban na tablicę  główną dostawcy. Fakt ten wymaga odnotowania powrotu karty, na odpowiednim formularzu. Odnotowanie musi być zgodne co do detalu jak i numeru karty, która jest zwracana.

Powierzchnia odkładcza

• Każdy z wydziałów produkcyjnych posiada odpowiednio oznaczone miejsca odkładcze, na których składowane są kontenery z detalami, które występują w systemie Kanban.
• Podłoga w miejscach odkładczych oznaczona jest na kolor niebieski. Linie oddzielające poszczególne kontenery są koloru żółtego.
• Na powierzchni odkładczej każdego z wydziałów mogą się znajdywać tylko kontenery z detalami systemu Kanban. Niedopuszczalne jest tam składowanie innych rzeczy nie objętych systemem Kanban.
• Dla każdego z detali, objętych systemem Kanban na powierzchni odkładczej winny się znajdować opisy w celu szybkiej jego identyfikacji. Opisy mogą znajdować się na podłodze lub być umieszczone powyżej detalu. Niedopuszczalne jest składowanie detali systemu Kanban na powierzchniach oznaczonych dla innych detali.
• Kontener składowany na powierzchni odkładczej musi mieć kolor zgodny z przyjętym układem wizualnym dla całego zakładu. Na kontenerze winna znajdować się specjalna koperta do której wkładana jest karta Kanban. Koperta ta powinna być na trwałe przymocowana do kontenera. Na kopercie musi być opis wskazujący, gdzie należy zwrócić pusty kontener. W kopercie oprócz karty Kanban nie mogą znajdować się żadne inne opisy.
• Za właściwy opis umieszczony na kontenerze, a także za kopertę do umieszczania kart odpowiada wydział, który jest jego właścicielem

Tablica główna systemu Kanban

• Każdy z wydziałów posiada odpowiednio oznaczoną  tablicę kart Kanban.
• Na tablicy winny znaleźć się dla każdego detalu następujące elementy: opis detalu, opisy poziomów „ można produkować „ i „ rozpocznij produkcję „, legenda z informacją o maksymalnym poziomie detalu w całym systemie, wykres z tygodniowymi stanami poziomów detali w systemie Kanban.
• Za kompletność wszystkich informacji znajdujących się na tablicy głównej odpowiada kierownik właściwego wydziału. Wszelkie braki muszą być zgłaszane do Specjalisty ds Systemu Kanban.

Tablica zwrotu kart Kanban

• Każdy z wydziałów, który pobiera detale jako klient od swego dostawcy posiada tablicęzwrotu kart Kanban
• Tablica ta służy do umieszczania kart Kanban z kontenerów, które zostały opróżnione.
• Tablica ta winna być odpowiednio oznakowana. Nad tablicą winna być informacja o częstotliwości zwrotu kart Kanban od klienta do dostawcy
• Zwroty kart Kanban winny odbywać się przynajmniej raz w ciągu zmiany ( 8 godzin ). Inna częstotliwość zwrotu kart Kanban jest dopuszczalna i może być spowodowana charakterystyką detalu lub wydziału dostawcy. Za umieszczenie informacji o częstotliwości zwrotów kart Kanban odpowiedzialny jest kierownik wydziału klienta.
• Zwrotu kart Kanban dokonuje osoba wskazana przez kierownika wydziału, który jest klientem i tylko ona jest upoważniona do tego.
• Kierownicy wszystkich wydziałów winni zgłosić do Specjalisty ds Systemu Kanban osoby wyznaczone do dokonywania zwrotu kart Kanban na wydziały dostawców.
• Osoby te także są odpowiedzialne za oznaczanie na odpowiednim arkuszu, który z detali oraz jaki numer karty zostały zużyte przez wydział klienta. Takie oznaczanie służy rejestracji ruchu detali pomiędzy wydziałem dostawcy i odbiorcy. Arkusz ten jest podstawą dla sekcji księgowości do rozliczania wydziałów pod kątem zużycia detali.
• W okresach co dwa tygodnie osoba odpowiedzialna za zwrot kart Kanban na wydział dostawców musi sprawdzać czy wszystkie karty są w obiegu. W przypadku zaginięcia karty, fakt ten należy niezwłocznie zgłosić Specjaliście ds Systemu Kanban.
• Specjalista ds Systemu Kanban jest zobowiązany uzupełnić brakującą kartę Kanban w przeciągu 2 dni od dnia zgłoszenia przez odpowiedni wydział klienta.

Karta Kanban

• Karta systemu Kanban jest instrukcją, która mówi czy należy produkować i dostarczać detale do klienta czy też nie. Jeżeli nie ma wolnej karty nie należy rozpoczynać produkcji, gdyż oznacza to generowanie ewidentnej straty dla zakładu.
• Na karcie Kanban znajdują się następujące informacje:- strona przednia: opis detalu, ilość detali w jednym kontenerze, kod detalu, numer karty- strona tylna: opis detalu, opis kroków procesu technologicznego, identyfikacja miejsca zwrotu karty – jako wydziału dostawcy
• Ilość kart oraz ilość elementów przypadająca na jedną kartę dla danego detalu jest określona przez Specjalistę ds Systemu Kanban. Tylko on jest uprawniony do dokonywania wszelkich zmian  co do ilości kart oraz ilości  elementów przypadających dla danego detalu.
• Ogólna ilość dla poszczególnych detali musi być weryfikowana w okresach co 3 miesiące. Weryfikacja winna odbywać się na podstawie bieżących potrzeb zużycia materiałów oraz ich historycznego zapotrzebowania za miniony okres 3 miesięcy. Weryfikacja musi uzwględniać także strukturę i częstotliwość wpływu zamówień na dane detale.
• Weryfikację dokonuje Specjalista ds Systemu Kanban wraz z poszczególnymi wydziałami. Po każdorazowej weryfikacji należy przygotować raport wskazujący wszelkie zmiany w stosunku co do systemu Kanban.
• Wszelkie zmiany ( zarówno nowe wdrożenia, jak i aktualizacje obecnie funkcjonującego systemu ) muszą być wprowadzone w przeciągu 2 tygodni od momentu przygotowania raportu o zmianach.

Obrót detali i kart Kanban na wydziałach produkcyjnych

• Detale są dostarczane od dostawców na wydziały klientów i są składowane na specjalnie do tego przygotownej powierzchni w ilości maksymalnie 2 kontenerów.
• Kontenery są pobierane przez klientów w chwili gdy występuje potrzeba ich użycia.
• Kiedy klient zakończy pobieranie detali z kontenera w zależności czy kontener jest pusty czy częściowo napełniony należy postąpić w następujący sposób:- kontener pusty: kontener należy przetransportować na specjalnie do tego przygotowane miejsce odkładcze dla pustych kontenerów, natomiast kartę należy umieścić w tablicy

Zwrot Kart Kanban

• kontener częściowo wypełniony. Taki kontener wraz z kartą Kanban należy przetransportować na powierzchnię odkładczą klienta z której został on uprzednio pobrany.
• Dostawca realizuje zamówienia, które otrzymuje od klienta za pośrednictwemzwracanych kart Kanban.
• Dostawca po wyjęciu karty z Tablicy Głównej umieszcza ją w pustym kontenerze i rozpoczyna proces zgodnie z instrukcją podaną na tylnej stronie karty Kanban.
• Dostawca po napełnieniu konteneru w ilości podanej na karcie Kanban odkłada go na powierzchnię odkładczą
• Niedopuszczalne jest produkowanie przez dostawcę ilości większej niż ta, która wynika z ilości zwróconych kart Kanban.
• Dostawca jest zobowiązany do podejmowania decyzji, kiedy należy rozpocząć uzupełnianie kontenerów na podstawie zwracanych kart Kanban. Podstawową zasadą, którą się kieruje jest ciągła dostępność elementów dla klienta oraz optymalizacja zapasów.

Ustala się następujące zasady odnawiania poziomów detali w systemie Kanban:  

• jeżeli karty Kanban znajdują się poniżej poziomu Można Produkować, decyzja o odnawianiu jest  podejmowana na podstawie bieżącego obłożenia maszyn oraz gniazd obróbczych. Stan taki wskazuje, że w przypadku wystąpienia potrzeby użycia danego detalu jest on dostępny dla klienta
• jeżeli karty Kanban znajdują się pomiędzy poziomami Można Produkować oraz Rozpocznij Produkcję, decyzja o produkcji danego detalu winna zostać podjęta niezwłocznie. Stan taki wskazuje, że w przypadku pojawienia się potrzeby użycia danego detalu przez klienta mogą nastąpić problemy związane z jego odnowieniem w systemie przez dostawcę
• jeżeli Karty Kanban znajdują się powyżej poziomu Rozpocznij Produkcję, dany detal należy natychmiast wyprodukować i dostarczyć na powierzchnię odkładczą.Stan taki wskazuje, że w przypadku pojawienia się potrzeby użycia danego detaluwystąpi jego brak dla klienta.

W celu dokładnej ewidencji ruchu detali pomiędzy dostawcą i klientem wprowadza się następujące zasady:

• Produkcja wszystkich detali w systemie Kanban objęta jest ewidencją wykonania.Ewidencję tą prowadzi wydział dostawcy.
• Wszystkie detale, które są przemieszczane pomiędzy powierzchnią odkładczą na wydziale dostawcy, a powierzchnią odkładaczą dostawcy na wydziale klienta muszą być zgodne co do ilości przypadających na jedną kartę i jeden kontener.
• Niedopuszczalne jest przemieszczanie kontenerów częściowo wypełnionych.
• Kontener, z którego rozpocznie się pobranie detali przez klienta musi być zarejestrowany na odpowiednim arkuszu i z chwilą tą przechodzi on na własność wydziału klienta.W tym celu kierownik każdego z wydziałów będących klientem wyznaczy osoby odpowiedzialne za rejestrowanie pobrania kontenera.
• W momencie cie całkowitego lub częściowego opróżnienia kontenera należy postępować zgodnie z punktem VI.3.
• Wszystkie karty powracające od klienta na wydział dostawcy muszą być rejestrowane wg. zasad opisanych  w punkcie IV.
• Na koniec każdego miesiąca wydział dostawcy zobowiązany jest sporządzenia zestawienia detali znajdujących się na jego powierzchniach odkładczych. Zestawienie to winno obejmować detale z kontenerów pełnych jak i również z kontenerów z których już rozpoczeto pobieranie detali, a które zostały oznakowane żółtą kartką.Każdy z kierowników na wydziałach klienta zobowiązany jest wyznaczyć osoby odpowiedzialne za sporządzanie tych zestawień na koniec każdego miesiąca.